Una nueva entrega de consejos de Michael M. Kaiser, presentados durante el Simposio Sudamericano de Gerencia Artística realizado en el Ministerio de Relaciones Exteriores, Buenos Aires, el mes pasado.
20 reglas para crear la identidad institucional, según Michael Kaiser
1. Después de la calidad de las funciones, la identidad institucional es el capital más importante que puede tener una organización si desea mantener el crecimiento de los ingresos. Dedique tiempo y energía a crear la identidad. Si no lo hace, está malgastando su tiempo y su dinero en actividades de marketing y campañas de recaudación de fondos.
2. Vivimos en un mundo sobrecargado de medios. Cualquier cosa debe ser especial para captar la atención.
3. Los principales medios para crear identidad son sus funciones y sus exhibiciones, hágalas tan interesantes como sea posible.
4. Otras actividades, como exhibiciones, galas, programas educativos, etc., también crean identidad. Añada los elementos especiales que las vuelvan más interesantes.
5. Los paquetes de actividades son más interesantes para la prensa que las actividades individuales.
6. Estos paquetes, por lo general, pueden armarse a un costo muy bajo o sin costo adicional.
7. Una forma fácil de atraer la atención es recurrir a las celebridades.
8. Ningún “golpe de efecto” con los medios tiene un impacto duradero. Se requiere un flujo constante de entusiasmo por parte del público. En las organizaciones medianas, trato de organizar una actividad por trimestre “para las relaciones públicas”.
9. La mayoría de las buenas actividades para desarrollar identidad son gratis o ueden ser patrocinadas.
10. No necesita una empresa de relaciones públicas.
11. No pierda tiempo ni dinero diseñando logos ó eslóganes.
12. No es necesario crear identidad con todo el mundo; escoja sus destinatarios.
13. Use la TV y la radio locales.
14. Cultive su relación con la prensa y sea honesto; no exagere.
15. Use emprendimientos conjuntos siempre que resulte apropiado.
16. Asegúrese de que la identidad que está creando es la que desea.
17. Encuentre la forma de aprovechar a sus donantes corporativos para crear su identidad; los dos están buscando lo mismo.
18. No entre en pánico si recibe críticas de la prensa; el público suele olvidar muy rápido.
19. No responda a las malas críticas o artículos; sólo mantendrá vivo el problema.Los artículos en la prensa nacional son una forma excelente de crear visibilidad a nivel local.
9.5.08
20 reglas para recaudar fondos con éxito, según Michael Kaiser
Continuamos publicando los consejos de Michael M. Kaiser, brindados generosamente durante el Simposio Sudamericano de Gerencia Artística realizado en el Ministerio de Relaciones Exteriores, Buenos Aires, hace algunas semanas.
20 reglas para recaudar fondos con éxito, según Michael Kaiser
1. Nadie tiene la obligación de donar. Sea humilde y agradecido. Nunca se muestre enojado si le dicen que no o si le ofrecen una contribución menor de la que esperaba. Recuerde que siempre hay un mañana.
2. La clave para una buena recaudación de fondos es saber escuchar. Escuche lo que el donante desea y qué lo entusiasma. Luego tómese el tiempo de responder con una propuesta adecuada. La recaudación de fondos es estratégica: usted está equiparando sus necesidades con las necesidades del donante.
3. Tenga siempre un menú de proyectos para ofrecerle al donante. No llegue con una presentación orientada a un proyecto específico a menos que sepa de entrada que es el único proyecto que están interesados en financiar.
4. Si en este momento no tiene un proyecto que podría interesarle al donante, dígaselo. Le causará una buena impresión y seguramente donarán fondos cuando tenga un proyecto que se ajuste a sus necesidades.
5. Los donantes responden a la información positiva, no a las amenazas de bancarrota.
6. Recuerde separar su campaña de grandes donaciones de la campaña para la membresía, y manéjelas en forma diferente. No gaste más dinero en solicitar y tramitar las donaciones que el dinero que aporte el donante.
7. Encuentre el solicitante correcto para cada donante. Puede ser un miembro de la Junta o un amigo. A menudo, el solicitante correcto puede lograr que se agregue un “0” al cheque. Use a los miembros de la Junta, o a otros amigos, para que abran puertas. Dedique tiempo a averiguar a quienes conocen los miembros de la junta y ba quienes están dispuestos a solicitar donaciones.
8. Si los miembros de la Junta están entusiasmados por sus avances y no se sienten avergonzados por su organización, es más probable que ayuden. Implemente su campaña de visibilidad antes de implementar sus iniciativas de recaudación de fondos.
9. Los eventos son una forma fácil de obtener nuevos donantes, dado que lo que se obtiene a cambio es muy fácil de entender. Haga que sus galas sean lo más especiales posible para crear una impresión fuerte entre los nuevos donantes. Una gala mal planeada puede perjudicarlo para siempre.
10. Cada posible donante es valioso. No desperdicie a un posible donante con una preparación deficiente o descuidada. Si el posible donante se siente cómodo con usted, es más probable que done. Usted está compitiendo con las organizaciones sin fines de lucro más grandes, que tienen mucho personal. Nunca dé a los donantes la impresión de ser una organización de poca monta”: nunca cometa un error tipográfico; nunca deje de devolver una llamada; nunca se muestre poco amistoso.
11. Cultive la relación con el donante antes de hacerle el “pedido”. Especialmente si piensa pedir mucho.
12. No le pida a un solo donante una donación desproporcionada en comparación con el resto de las donaciones. Parecerá ingenuo.
13. No deje que el donante se le escape fácilmente. Si una corporación le dice que ya está patrocinando otra organización, encuentre el tipo de contribución que beneficie a las dos. Por ejemplo, en Kansas City me dijeron que una organización ya patrocinaba a las Niñas Exploradoras. Entonces les ofrecí compraran boletos para que todas las niñas exploradoras asistieran a una función. Las dos organizaciones resultaron beneficiadas.
14. No pierda demasiado tiempo escribiendo millones de cartas para visitas en frío. Es preferible invertir ese tiempo en conocer a algunos donantes.
15. Las personas valoran las experiencias más que las cosas tangibles. Prefiero ofrecer el beneficio de asistir a un ensayo y no de recibir un jarro o una camiseta. Es mucho más fácil de entregar, cuesta mucho menos y es mucho más memorable.
16. No use “jerga” cuando hable con los donantes. Recuerde que probablemente no tengan idea de qué significan los nombres de sus proyectos. Dé sus explicaciones con un lenguaje simple y evite la jerga teatral.
17. Investigue a sus donantes principales. Es fácil de hacer por Internet y da una buena impresión.
18. Tenga listo un plan de visibilidad para un donante corporativo. No espere que se lo pidan. Esté bien informado sobre sus negocios: ¿es probable que quieran marketing masivo (p.ej. una empresa de productos para el consumidor) o que estén tratando de impresionara algunos clientes importantes (p. ej. Un banco de inversión)?
19. Los donantes pequeños pueden convertirse en grandes donantes. Cumpla lo que promete y, si es posible, supérelo. Asegúrese de mantenerse en contacto durante todo el año. No se limite a comunicarse con sus donantes cuando quiere más dinero.
20. Usamos la palabra desarrollo como sinónimo de recaudación de fondos, porque lo que intentamos hacer es desarrollar relaciones con nuestros donantes a lo largo del tiempo. Si usted demuestra su compromiso a largo plazo, y si trata a los donantes en consecuencia, ellos también se comprometerán a largo plazo.
20 reglas para recaudar fondos con éxito, según Michael Kaiser
1. Nadie tiene la obligación de donar. Sea humilde y agradecido. Nunca se muestre enojado si le dicen que no o si le ofrecen una contribución menor de la que esperaba. Recuerde que siempre hay un mañana.
2. La clave para una buena recaudación de fondos es saber escuchar. Escuche lo que el donante desea y qué lo entusiasma. Luego tómese el tiempo de responder con una propuesta adecuada. La recaudación de fondos es estratégica: usted está equiparando sus necesidades con las necesidades del donante.
3. Tenga siempre un menú de proyectos para ofrecerle al donante. No llegue con una presentación orientada a un proyecto específico a menos que sepa de entrada que es el único proyecto que están interesados en financiar.
4. Si en este momento no tiene un proyecto que podría interesarle al donante, dígaselo. Le causará una buena impresión y seguramente donarán fondos cuando tenga un proyecto que se ajuste a sus necesidades.
5. Los donantes responden a la información positiva, no a las amenazas de bancarrota.
6. Recuerde separar su campaña de grandes donaciones de la campaña para la membresía, y manéjelas en forma diferente. No gaste más dinero en solicitar y tramitar las donaciones que el dinero que aporte el donante.
7. Encuentre el solicitante correcto para cada donante. Puede ser un miembro de la Junta o un amigo. A menudo, el solicitante correcto puede lograr que se agregue un “0” al cheque. Use a los miembros de la Junta, o a otros amigos, para que abran puertas. Dedique tiempo a averiguar a quienes conocen los miembros de la junta y ba quienes están dispuestos a solicitar donaciones.
8. Si los miembros de la Junta están entusiasmados por sus avances y no se sienten avergonzados por su organización, es más probable que ayuden. Implemente su campaña de visibilidad antes de implementar sus iniciativas de recaudación de fondos.
9. Los eventos son una forma fácil de obtener nuevos donantes, dado que lo que se obtiene a cambio es muy fácil de entender. Haga que sus galas sean lo más especiales posible para crear una impresión fuerte entre los nuevos donantes. Una gala mal planeada puede perjudicarlo para siempre.
10. Cada posible donante es valioso. No desperdicie a un posible donante con una preparación deficiente o descuidada. Si el posible donante se siente cómodo con usted, es más probable que done. Usted está compitiendo con las organizaciones sin fines de lucro más grandes, que tienen mucho personal. Nunca dé a los donantes la impresión de ser una organización de poca monta”: nunca cometa un error tipográfico; nunca deje de devolver una llamada; nunca se muestre poco amistoso.
11. Cultive la relación con el donante antes de hacerle el “pedido”. Especialmente si piensa pedir mucho.
12. No le pida a un solo donante una donación desproporcionada en comparación con el resto de las donaciones. Parecerá ingenuo.
13. No deje que el donante se le escape fácilmente. Si una corporación le dice que ya está patrocinando otra organización, encuentre el tipo de contribución que beneficie a las dos. Por ejemplo, en Kansas City me dijeron que una organización ya patrocinaba a las Niñas Exploradoras. Entonces les ofrecí compraran boletos para que todas las niñas exploradoras asistieran a una función. Las dos organizaciones resultaron beneficiadas.
14. No pierda demasiado tiempo escribiendo millones de cartas para visitas en frío. Es preferible invertir ese tiempo en conocer a algunos donantes.
15. Las personas valoran las experiencias más que las cosas tangibles. Prefiero ofrecer el beneficio de asistir a un ensayo y no de recibir un jarro o una camiseta. Es mucho más fácil de entregar, cuesta mucho menos y es mucho más memorable.
16. No use “jerga” cuando hable con los donantes. Recuerde que probablemente no tengan idea de qué significan los nombres de sus proyectos. Dé sus explicaciones con un lenguaje simple y evite la jerga teatral.
17. Investigue a sus donantes principales. Es fácil de hacer por Internet y da una buena impresión.
18. Tenga listo un plan de visibilidad para un donante corporativo. No espere que se lo pidan. Esté bien informado sobre sus negocios: ¿es probable que quieran marketing masivo (p.ej. una empresa de productos para el consumidor) o que estén tratando de impresionara algunos clientes importantes (p. ej. Un banco de inversión)?
19. Los donantes pequeños pueden convertirse en grandes donantes. Cumpla lo que promete y, si es posible, supérelo. Asegúrese de mantenerse en contacto durante todo el año. No se limite a comunicarse con sus donantes cuando quiere más dinero.
20. Usamos la palabra desarrollo como sinónimo de recaudación de fondos, porque lo que intentamos hacer es desarrollar relaciones con nuestros donantes a lo largo del tiempo. Si usted demuestra su compromiso a largo plazo, y si trata a los donantes en consecuencia, ellos también se comprometerán a largo plazo.
7.5.08
theatrica anticipa: Seminario sobre Aportes financieros del sector privado a las artes, 2 y 3 de julio de 2008
El 2 y 3 de julio se llevará a cabo en la Facultad de Ciencias Económicas – UBA-, organizado por el Observatorio Cultural/Posgrado en Administración de Artes del Espectáculo y el Ministerio de Cultura - Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, el Seminario “Aportes financiero del sector privado a las artes", con la participación destacada de especialistas de Estados Unidos, Francia, Brasil, Chile y Argentina. Mayor información... en muy breve!
20 reglas para la planificación, según Michael Kaiser
El pasado 16 y 17 de abril se realizó en el Ministerio de Relaciones Exteriores, Buenos Aires, Argentina, el Simposio Sudamericano de Gerencia Artística, con la participación de Michael M. Kaiser, Presidente del John F. Kennedy Center (Washington, EEUU) y es responsable por la dirección artística y financiera de la organización, una de las más importantes del mundo (http://www.kennedy-center.org/).
A continuación, sus consejos sobre cómo iniciar un proceso de planificación estratégica en una organización artística.
20 reglas para la planificación, según Michael Kaiser
1. La planificación es más un estado mental que un documento complicado ó un extenso proceso.
2. Los mejores planificadores y estrategas lo hacen de manera tan natural que parece intuitivo. Sin embargo, de hecho, trabajan dentro de un marco lógico en su mente.
3. Un proceso de planificación bien diseñado puede dar como resultado un plan sólido en un corto plazo, si se dispone de los recursos necesarios y de fuerte liderazgo.
4. Asegúrese de que una persona que tenga experiencia previa en planificación guíe el proceso. Puede ser un miembro del personal, de la junta, un voluntario externo o un consultor contratado.
5. Asegúrese de que su comisión de planificación incluya a la junta, personal y artistas. Todos deben sentir que participan.
6. No obstante, el proceso de planificación no es democrático. El objetivo del plan consiste en presentar la mejor opción posible para cumplir la misión de la organización, y no en elaborar una declaración débil que conforme a todos. No espere que una comisión elabore el plan; asegúrese de que el líder de la planificación esté dispuesto a preparar proyectos de cada sección; la comisión debe aportar comentarios a cada proyecto.
7. Los mejores planes son amplios e integrales; la mera suma de algunas de las estrategias favoritas de todos raras vez logra el éxito. La planificación tiene que ver con la escasez de recursos. Todos deben estar dispuestos a realizar elecciones difíciles.
8. Una estructura para la planificación hace que el proceso sea más eficaz y como resultado se obtiene un plan mejor. Si simplemente forma parte un grupo de personas y les pide que elaboren un plan, obtendrá pocos resultados, y ocupará mucho tiempo.
9. El plan debe estar motivado por una fuerte misión orientadora. La misión ayuda a asegurar que todos trabajen en la misma dirección y establece los únicos medios para evaluar el éxito. Un plan sin misión no tiene sentido.
10. No obstante, una misión sin una estrategia es un mero deseo. Un plan debe ser más que una serie de objetivos. Debe ser específico.
11. Lo que hace que un plan sea estratégico es el reconocimiento explícito de la importancia del ambiente. Lo que sucede alrededor de usted y de qué manera sucede determinan las claves del éxito en su “sector”.
12. Utilice la asociación sectorial, los medios, especialistas externos, investigación en Internet, etc. para obtener información acerca del ambiente en el que trabaja. No adivine ni acepte la opinión general.
13. Si el análisis del ambiente le indica las claves del éxito, una revisión objetiva de las fortalezas y debilidades de su propia organización –un análisis interno- le indica si usted posee o no estos factores del éxito.
14. Es imprescindible que el análisis interno se base en una visión objetiva de su organización. No sirve halagarse o criticarse demasiado. La planificación tiene que ver con la honestidad.
15. Se puede comparar la propia organización con la de otras compañías similares para conocer sus verdaderas fortalezas y debilidades. Las entrevistas con terceros con un punto de vista objetivo también pueden ser instructivas.
16. Las estrategias deben establecerse a partir de los análisis interno y del ambiente. Si su organización no tiene lo que necesita para ser exitosa, ¿Qué estrategias lo ayudarán a superar esto? Si usted tiene lo que se necesita para ser exitoso, ¿Cómo protege y explota estas fortalezas?
17. Las estrategias deben estar respaldadas por un plan operativo que indique la persona que será responsable de lograr dicha estrategia y el plazo en que deberá hacerlo.
18. Un plan financiero debe indicar que las estrategias proyectadas son asequibles. En caso contrario, resulta esencial revisar los planes estratégicos y operativos.
19. El plan terminado puede ser una importante herramienta para comunicarse con donantes, posibles miembros de la junta, el personal, la Junta y la prensa. Los donantes con experiencia apreciarán los análisis exhaustivos y honestos.
20. Un proceso de planificación sólo es exitoso si los participantes entienden la lógica de la planificación de tal manera que puedan cambiar el plan a medida que cambie el ambiente. Si todos en la organización aprenden a “pensar estratégicamente”, la organización sin duda tendrá éxito.
A continuación, sus consejos sobre cómo iniciar un proceso de planificación estratégica en una organización artística.
20 reglas para la planificación, según Michael Kaiser
1. La planificación es más un estado mental que un documento complicado ó un extenso proceso.
2. Los mejores planificadores y estrategas lo hacen de manera tan natural que parece intuitivo. Sin embargo, de hecho, trabajan dentro de un marco lógico en su mente.
3. Un proceso de planificación bien diseñado puede dar como resultado un plan sólido en un corto plazo, si se dispone de los recursos necesarios y de fuerte liderazgo.
4. Asegúrese de que una persona que tenga experiencia previa en planificación guíe el proceso. Puede ser un miembro del personal, de la junta, un voluntario externo o un consultor contratado.
5. Asegúrese de que su comisión de planificación incluya a la junta, personal y artistas. Todos deben sentir que participan.
6. No obstante, el proceso de planificación no es democrático. El objetivo del plan consiste en presentar la mejor opción posible para cumplir la misión de la organización, y no en elaborar una declaración débil que conforme a todos. No espere que una comisión elabore el plan; asegúrese de que el líder de la planificación esté dispuesto a preparar proyectos de cada sección; la comisión debe aportar comentarios a cada proyecto.
7. Los mejores planes son amplios e integrales; la mera suma de algunas de las estrategias favoritas de todos raras vez logra el éxito. La planificación tiene que ver con la escasez de recursos. Todos deben estar dispuestos a realizar elecciones difíciles.
8. Una estructura para la planificación hace que el proceso sea más eficaz y como resultado se obtiene un plan mejor. Si simplemente forma parte un grupo de personas y les pide que elaboren un plan, obtendrá pocos resultados, y ocupará mucho tiempo.
9. El plan debe estar motivado por una fuerte misión orientadora. La misión ayuda a asegurar que todos trabajen en la misma dirección y establece los únicos medios para evaluar el éxito. Un plan sin misión no tiene sentido.
10. No obstante, una misión sin una estrategia es un mero deseo. Un plan debe ser más que una serie de objetivos. Debe ser específico.
11. Lo que hace que un plan sea estratégico es el reconocimiento explícito de la importancia del ambiente. Lo que sucede alrededor de usted y de qué manera sucede determinan las claves del éxito en su “sector”.
12. Utilice la asociación sectorial, los medios, especialistas externos, investigación en Internet, etc. para obtener información acerca del ambiente en el que trabaja. No adivine ni acepte la opinión general.
13. Si el análisis del ambiente le indica las claves del éxito, una revisión objetiva de las fortalezas y debilidades de su propia organización –un análisis interno- le indica si usted posee o no estos factores del éxito.
14. Es imprescindible que el análisis interno se base en una visión objetiva de su organización. No sirve halagarse o criticarse demasiado. La planificación tiene que ver con la honestidad.
15. Se puede comparar la propia organización con la de otras compañías similares para conocer sus verdaderas fortalezas y debilidades. Las entrevistas con terceros con un punto de vista objetivo también pueden ser instructivas.
16. Las estrategias deben establecerse a partir de los análisis interno y del ambiente. Si su organización no tiene lo que necesita para ser exitosa, ¿Qué estrategias lo ayudarán a superar esto? Si usted tiene lo que se necesita para ser exitoso, ¿Cómo protege y explota estas fortalezas?
17. Las estrategias deben estar respaldadas por un plan operativo que indique la persona que será responsable de lograr dicha estrategia y el plazo en que deberá hacerlo.
18. Un plan financiero debe indicar que las estrategias proyectadas son asequibles. En caso contrario, resulta esencial revisar los planes estratégicos y operativos.
19. El plan terminado puede ser una importante herramienta para comunicarse con donantes, posibles miembros de la junta, el personal, la Junta y la prensa. Los donantes con experiencia apreciarán los análisis exhaustivos y honestos.
20. Un proceso de planificación sólo es exitoso si los participantes entienden la lógica de la planificación de tal manera que puedan cambiar el plan a medida que cambie el ambiente. Si todos en la organización aprenden a “pensar estratégicamente”, la organización sin duda tendrá éxito.
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